Zeitfresser eliminieren - Der Grundstein der Produktivität
“Es gibt Diebe, die nicht bestraft werden und einem doch das Kostbarste stehlen: die Zeit.” (Napoleon)
Der Tagesbericht ist das ideale Tool, um Zeitfresser aus deinem Leben zu eliminieren und deine Produktivität maßgeblich zu steigern.
Es ist der Motivationskiller schlechthin: Heute früh warst du als Erste(r) im Büro und bist als Letzte(r) gegangen. Zehn Stunden hast du Vollgas gegeben – und trotzdem gehst du mit einem schlechten Gefühl nach Hause. Was die wichtigen Vorgänge A, B und C betrifft, hast du keinen nennenswerten Fortschritt gemacht. Statt große Fortschritte festzustellen, dominiert eigentlich ein und dieselbe Frage in deinem Kopf: Was habe ich heute eigentlich den ganzen Tag gemacht?!
Das Erstellen eines minutiösen Tagesberichts wird dir bei diesem Problem helfen. Natürlich kostet es einmalig Zeit, wenn du deine gesamten Tätigkeiten des Tages protokollierst, aber die langfristigen Effekte, die du daraus ziehen kannst, sind enorm. Besonders wenn du deinen Tagesbericht korrekt analysierst. Hilfreiche Fragen dafür sind:
Haben die Aufgaben, die eine Stunde oder noch mehr Zeit meines Tages in Anspruch genommen haben einen wirtschaftlichen oder sonstigen Nutzen für das Unternehmen, der diese Zeit rechtfertigt?Können Aufgaben automatisiert werden?
Nimmt Aufgabe X, auf die ich grundsätzlich gar keine Lust habe, wirklich so viel Zeit in Anspruch, wie ich dachte?
Tipp 1: Füge eine Spalte "Delegieren" in deinen Tagesbericht ein. Bei Aufgaben, die Zeit fressen, die du hättest delegieren können, machst du ein Kreuz.
Tipp 2: Wenn du Mitarbeiter führst, kannst du deinen Mitarbeiter darum bitten, so eine Liste zu erstellen, um sie im Anschluss mit ihm auszuwerten.
Zur Anwendung:
Wie du deinen Tagesbericht erstellst, ist egal: Verwende ein Weißes Blatt und schreibe mit einem Stift oder nutze unsere Excel-Vorlage zum Download
Notiere JEDEN VORGANG, den du bei der Arbeit ausführst auf die Minute genau: →Beispiel: 09.03 – 09.17 Uhr: E-Mail-Bearbeitung; 09.18 – 09.25: Kaffeepause usw.
Analysiere am Ende deine Liste, identifiziere Zeitfresser und eliminiere diese
Mehr Tipps wie diese findest in unserem Buch "effizient."
